Wolles – Personvernerklæring

1. Innledning

Wolles er en frisørkjede som leverer frisørtjenester der du er. 

Forretningskonseptet er utviklet og eiet av Wolles Hairconcept AS (org nr. 930 841 439 MVA) (heretter Wolles).

I denne personvernerklæringen beskriver vi hvordan vi behandlinger personopplysninger om våre eksisterende og potensielle kunder, og interessenter. Det gjelder for eksempel når du kjøper frisørtjenester og produkter via vår App, nettside med webshop eller direkte fra våre frisører, eller når du kontakter oss av andre grunner. Wolles frisører kan være ansatt i Wolles eller drive som franchisetaker i eget navn, for egen regning og risiko som enkeltpersonsforetak eller aksjeselskap, med støtte fra Wolles som franchisegiver. 

2. Hvilke kategorier personopplysninger behandler vi?

Vi registrerer følgende personopplysninger når du oppretter konto, bestiller og kjøper produkter eller frisørtjenester, avbestiller/endrer bestillinger eller deltar i aktiviteter og konkurranser:

• Navn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse og gateadresse for kunden 

• Navn, telefonnummer og e-postadresse for kontaktperson samt adresse og oppmøtested for kunder med kundeavtale

• Posisjonsdata eller postnummer når du søker etter timer (forutsatt at du samtykker til deling)

• Informasjon om bestilte, avbestilte, endrede og gjennomførte frisørtjenester og produkter 

• Chatdialog med Frisør

• Epostdialog med Frisør og Wolles

• Betalingsinformasjon

• Deltakelse i aktiviteter og konkurranser

• Informasjon om ev. vurderinger, klager og reklamasjoner 

• Alarmhendelser

• Bilder og video etter avtale med den avbildede 

Vi registrerer følgende personopplysninger når du kontakter oss med spørsmål, interesse for arrangementer/events, rekruttering mv.:

• Navn, og e-postadresse 

• Hva henvendelsen gjelder/hva du ønske informasjon om 

Vi registrerer følgende personopplysninger når du kontakter oss for rekruttering:

• Navn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse og gateadresse

• Opprettelse av søknad, CV, svennebrev, attester og referanser, ev. bilder og annet du oversender

Opplysningene kommer normalt fra deg og våre frisører, men det kan også være at de kommer fra eksterne kilder, f.eks. i forbindelse med adresseoppdateringer.

3. Hvordan bruker vi personopplysningene dine?

Wolles behandler personopplysninger om kunder og interessenter for følgende formål:

• Etablering av kundeforhold.

• Besvare henvendelser og sørge for oppfølgning.

• Levere tjenester og produkter til deg fra bestilling til fakturering.

• Spare deg for tid ved å tilby automatisk pålogging (huske brukernavn og passord) og forhåndsutfylling av skjemaer.

• Håndtere garantier og reklamasjoner.

• Markedsføring til eksisterende kunder og interessenter. 

• Forstå markedstrender og behov gjennom statistikk for grupper av brukere for å forbedre og videreutvikling av vårt tilbud.

• Oppfylle krav til regnskap og bokføring.

Vi lagrer og behandler kun personopplysninger i EU/EØS-området.

Vårt rettslige grunnlag for å behandle personopplysninger for disse formålene er å kunne tilby deg tjenester og produkter, oppfylle avtalen med deg, inkl. fakturering/betaling, oppfølgning av klager og reklamasjoner, ivareta våre rettslige forpliktelser, samt våre berettigede interesser i kvalitetssikrings- og opplæringsformål, ivaretakelse av sikkerheten for Wolles frisører, utvikling av våre tilbud og produkter og markedsføring i samsvar med artikkel 6 (1) (b), (c) og (f) i personvernforordningen (GDPR). Vi kan dessuten behandle dine personopplysninger etter din anmodning, iht. nærmere avtale eller samtykke, for eksempel ved deltakelse i konkurranser, i samsvar med artikkel 6 (1) (a) og (b).

Når du får e-post med markedsføring fra oss, vil det alltid være en link nederst i e-posten som du kan bruke for å avslutte abonnementet på e-postbasert reklame fra oss. Du kan alternativt velge å ikke motta markedsføring fra oss ved å ta kontakt med oss. 

4. Hvem deler vi personopplysningene dine med? 

Wolles og de frisører som leverer frisørtjenester til deg behandler dine personopplysninger.

I tillegg behandler våre leverandører av IT-tjenester og regnskapstjenester dine personopplysninger iht. databehandleravtale med oss. 

Vi kan dessuten dele personopplysningene dine med tredjeparter når det er nødvendig i forbindelse med en alarmhendelse, for å kunne tilkalle vekter eller politiet dersom en frisør føler seg utrygg. Når vi deler dine personopplysninger med tredjeparter, begrenser vi det til kun de personopplysningene som er nødvendige for å oppfylle slikt forretningsbehov eller juridisk krav.

5. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine? 

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle de angitte formål, med mindre en lengre lagringsperiode er pålagt eller tillatt i henhold til gjeldende lovgivning eller etter samtykke fra deg.

Dette er Wolles sine viktigste lagringsprinsipper: Kontoinformasjon med navn, adresse, kontaktopplysninger og Kunde ID lagres i 1 år etter at kontoen er avsluttet og utestående er oppgjort. Kundeaktiviteter som chat- eller meldingstjenester hvor du som bruker er identifisert/innlogget lagres i 1 år. Bestillings- og salgsinformasjon lagres normalt i 1 år. Fakturaopplysninger og bestemte regnskapsdokumenter lagres i 3-5 år i samsvar med bokføringsloven- og forskriften.

6. Hvilke rettigheter har du, og hvordan håndhever du dem?

Du har rett til å kreve innsyn i, utlevering og korrigeringer eller sletting av dine personopplysninger. Du kan også trekke tilbake ditt samtykke til behandling av dine personopplysninger og protestere mot vår behandling eller be om at vi begrenser behandlingen av personopplysningene dine. For å benytte deg av dine rettigheter må du bekrefte din identitet. Dersom du er uenig i hvordan vi behandler dine personopplysninger, kan du klage til Datatilsynet.

1.  Logg inn på appen med gyldige påloggingsopplysninger.
2. Åpne profilen din.
3. Trykk på de tre prikkene øverst til høyre.
4. Velg “Slett konto” nederst på listen.
5. Bekreft handlingen.
6. Kontoen din og personlige data, som telefonnummer, fornavn, etternavn, profilbilde, e-post (hvis du har oppgitt det), vil bli slettet.

1. Åpne https://wolles.no/contact-us 
2. Fyll inn navn og e-post.
3. I “Melding”-feltet skriver du inn forespørselen om å slette personlige data. Vennligst oppgi telefonnummeret ditt slik at vi kan finne kontoen din i systemet.
4. Send forespørselen din.

7. Sikkerhet

Vi har etablert rutiner og systemer for å sikre behandlingen av dine personopplysninger, herunder konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av systemene å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 

Tilgang til personopplysninger er begrenset til personer som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

Husk at du også kan bidra til å beskytte opplysningene dine ved å ikke dele konfidensielle eller sensitive personopplysninger, bruke sikkert passord som er vanskelig for andre å gjette og ikke klikke på lenker i e-poster uten å sjekke avsender. 

8. Sosiale medier

Wolles og enkelte Wolles frisører har kontoer på Instagram, Facebook, TikTok og LinkedIn, og behandlingen av personopplysninger på slike plattformer er underlagt de vilkår for bruk og personvernerklæringer som gjelder for de enkelte plattformene. Vi bruker disse kontoene til å fremme og forbedre våre tjenester og Wolles for mulige og nåværende kunder og ansatte. Det rettslige grunnlaget for denne berettigede interessen er baseres på artikkel 6 (1)(f) i personvernforordningen (GDPR). Hvis du kontakter oss på en av disse kontoene eller ønsker å dele noe av innholdet vi publiserer, vil vi kunne se grunnleggende kontoopplysninger som navn og e-postadresse. Vi vil svare deg på den samme plattformen og behandle personopplysningene i forbindelse med slik kommunikasjon.

Du står fritt til å slutte å følge oss og slette dine kommentarer og meldinger, men merk at det ikke fører til at personopplysningene dine slettes. Vi gjør også oppmerksom på at disse leverandørene har internasjonale dataoverføringer til USA. Vi anbefaler deg å lese deres personvernerklæringer for å få vite mer om deres behandling av dine personopplysninger. 

Når du bruker Facebook vil vi også motta aggregerte statistiske rapporter fra Facebook (Facebook Insights). Disse rapportene inneholder ingen personopplysninger og er anonyme for oss, men i forbindelse med denne tjenesten anses vi som delt behandlingsansvarlige sammen med Facebook Inc. 

9. Cookies og sporingsteknologi mv

Wolles benytter cookies/informasjonskapsler i begrenset grad på nettsidene www.wolles.no.

Vi bruker informasjonskapsler, piksler, script og lignende teknologier på nettstedet vårt og i Appen for å kunne gjenkjenne deg på tvers av nettsteder, nettlesere og enheter samt tilpasse til dine innstillinger når du bruker våre digitale plattformer. Dette er informasjon om din enhet, IP-adresse, app-ID, appversjon, nettleser inkludert type og versjon, operativsystem og mobil-/enhetsmodell og informasjon om hvilket nettverk du bruker.

De fleste nettlesere er innstilt for å akseptere informasjonskapsler automatisk, men du kan når som helst endre det. Ved å besøke nettstedet www.wolles.no, samtykker du i at det settes cookies i din nettleser slik det fremgår nedenfor, med mindre nettleseren din er innstilt slik at den ikke aksepterer cookies.

Dersom du ikke vil akseptere cookies, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i din nettleser. Du skal imidlertid være oppmerksom på at dersom du gjør dette, kan du oppleve redusert funksjonalitet. Cookies, kan også enkelt slettes jevnlig eller etter en sesjon. Metoden for å håndtere cookies varierer avhengig av hvilken type nettleser du benytter. Her kan du finne mer informasjon om hvordan du avviser, sletter og administrerer cookies (nettvett.no). Husk at dersom du benytter flere nettlesere, så må du slette og endre innstillingene for cookies i hver enkelt nettleser.

Det er en oversikt over cookies på www.wolles.no:

Nødvendige cookies: ARRAffinity som håndterer lastbalansering i Microsoft Azure, og sørger for at den besøkende blir sendt til samme server for hver spørring. Informasjonskapselen fjernes når den besøkende lukker nettleseren.

Analyse/statistikk cookies: Google Analytics som innhenter anonym informasjon om den besøkende om hvordan nettstedet blir brukt, hvilket nettsted brukeren kommer fra, utgangsside, antall og lengde på besøk, og hvilket operativsystem og kommunikasjonsenhet som benyttes. Dette gjøres for kunne analysere aktiviteten og optimalisere nettstedet. Informasjonskapselen fjernes etter maks 730 dager.

10. Endringer i personvernerklæringen test

Vi vil kunne gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

11. Kontakt 

Wolles Hairconcept AS, org nr. 930 841 439, er franchisegiver og behandlingsansvarlig sammen med din valgte frisør. 

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller dersom du vil utøve dine rettigheter, ber vi om at du sender en henvendelse til personvern@wolles.no. Du kan også kontakte Wolles på Dvergsneslia 41, 4639 Kristiansand S. E-post: contact@wolles.no. Tlf 916 81 057 (kl. 9-16).